Pracovní den bez rutiny s aplikacemi rozšiřujícími Microsoft 365

Málokdo má rád rutinní, opakující se administrativní úkony, u kterých je třeba dávat pozor. Zároveň má málokdo z nás rád činnosti, které jsou zdlouhavé a nejsou náplní naší práce, ale jsou „nutným zlem“. Proto vám v tomto článku ukážeme, jak může vypadat váš pracovní den bez „nutného zla“.

V prostředí Microsoft 365 jsou nástroje, díky kterým lze procesy automatizovat a digitalizovat. My jsme se těmto nástrojům začali věnovat a díky tomu vznikly nové aplikace/doplňky, které už nyní pomáhají mnoha firmám soustředit se na své hlavní zaměření a zaměstnancům ulehčují od neoblíbené administrativy.

• Automatizace = Power Automate

-> snížení potřeby lidské práce při vykonávání opakujících se činností​

• Digitalizace = Power Apps 

-> zlepšení a zefektivnění  procesů a služeb postavené na digitálních aplikacích

Power Automate i Power Apps jsou součástí Power Platform:

Jejich základní verze jsou obsaženy již v licenci Microsoft 365 Business Basic a samozřejmě i ve všech vyšších.

Power Automate

Power Automate je nástroj, který umožňuje uživatelům vytvářet pracovní postupy (flow, workflow) mezi aplikacemi, shromažďovat data a posílat oznámení.

Příklady jednoduchých flow, které lze vytvořit v Power Automate:​

• Pokud přijde email do schránky Outlooku faktury@vasefirma.cz,  najdi podle odesílatele jméno dodavatele a ulož přílohu do složky Dodavatel/Faktury na SharePoint.​
• Každý den ráno v 6:00 odešli seznam faktur došlých za předchozích 24 hodin do účetního oddělení k zaúčtování.

Power Apps

​Power Apps je nástroj na vytváření podnikových aplikací.​ Uživatelé si v něm snadno vytvoří aplikace bez psaní kódu, které následně automaticky fungují na mobilu, tabletu nebo v prohlížeči.

Přínosy Power Apps:

• Automatizace rutinních činností pomocí aplikací. ​
• Snadná tvorba aplikací bez nutnosti kódování.​
• Aplikace mají hezký a přizpůsobivý design.​
• Možnost tvorby aplikací přímo v MS Teams.​
• Zvýšení efektivity práce díky digitalizaci. 

Pokud chcete vědět ještě více o těchto nástrojích podívejte se na náš článek, kde je vše rozebráno dopodrobna.

​[mkdf_button size=“large“ type=““ text=“VÍCE O POWER AUTOMATE A POWER APPS“ custom_class=““ icon_pack=“font_awesome“ fa_icon=““ link=“https://do365.cloud/vse/power-apps-a-power-automate-k-cemu-jsou-a-jak-usnadnuji-praci/“ target=“_self“ color=““ hover_color=““ background_color=““ hover_background_color=““ border_color=““ hover_border_color=““ font_size=““ font_weight=““ margin=““]

A jak tedy může vypadat i váš den s našimi aplikacemi navrženými v Power Apps za použití Power Automate a dalších nástrojů z prostředí Microsoft 365?

Můj pracovní den v Microsoft 365 s rozšířeními od CloudForce

Do práce jedu bez stresu z toho, kde najdu parkovací místo a kolik času mi vůbec parkování zabere. Včera večer jsem si totiž zarezervoval(a) parkovací místo přes aplikaci parkování. Takže místo hledání volného parkovacího místo si stihnu uvařit kávu.

Aplikace parkování

​[mkdf_button size=“large“ type=““ text=“VÍCE O APLIKACI PARKOVÁNÍ“ custom_class=““ icon_pack=“font_awesome“ fa_icon=““ link=“https://do365.cloud/produkt/aplikace-parkovani/“ target=“_self“ color=““ hover_color=““ background_color=““ hover_background_color=““ border_color=““ hover_border_color=““ font_size=““ font_weight=““ margin=““]

Do práce jsem jel(a) proto, abych se osobně potkal(a) s kolegy na poradě.​ Zápis z porady vedeme v aplikaci vytvořené v Power Apps.​ Proto máme jistotu, že se zápis z porady nikde neztratí, všichni vědí, kde ho najdou a všem se po poradě odešle email včetně úkolů vzniklých z porady a příloh.

Aplikace Efektivní zápisy ze schůzek

​[mkdf_button size=“large“ type=““ text=“VÍCE O APLIKACI EFEKTIVNÍ ZÁPISY ZE SCHŮZEK“ custom_class=““ icon_pack=“font_awesome“ fa_icon=““ link=“https://do365.cloud/produkt/aplikace-efektivni-zapisy-ze-schuzek/“ target=“_self“ color=““ hover_color=““ background_color=““ hover_background_color=““ border_color=““ hover_border_color=““ font_size=““ font_weight=““ margin=““]

Do mého týmu také dnes nastoupil nový zaměstnanec. Zaškoluje se prostřednictvím naší aplikace Onboarding pro zaměstnance, takže ví co má dělat.

Aplikace Onboarding – adaptační proces zaměstnance

​[mkdf_button size=“large“ type=““ text=“VÍCE O APLIKACI ONBOARDING ZAMĚSTNANCE“ custom_class=““ icon_pack=“font_awesome“ fa_icon=““ link=“https://do365.cloud/produkt/onboarding-adaptacni-proces-zamestnance/“ target=“_self“ color=““ hover_color=““ background_color=““ hover_background_color=““ border_color=““ hover_border_color=““ font_size=““ font_weight=““ margin=““]

Doma jsme konečně určili termín letní dovolené. ​Hned si o konkrétní dny dovolené zažádám prostřednictvím naší aplikace Dovolená.​ A ještě dnes mi dovolenou můj nadřízený schválí takže můžeme zakoupit letenky.

Aplikace Dovolená

​[mkdf_button size=“large“ type=““ text=“VÍCE O APLIKACI DOVOLENÁ“ custom_class=““ icon_pack=“font_awesome“ fa_icon=““ link=“https://do365.cloud/produkt/aplikace-dovolena/“ target=“_self“ color=““ hover_color=““ background_color=““ hover_background_color=““ border_color=““ hover_border_color=““ font_size=““ font_weight=““ margin=““]

Aplikace Evidence aut mě dnes upozornila, že mám propadlou lékárničku v autě.​ Během dne si vyzvednu novou u kolegy, který se stará o náš vozový park.

Aplikace Evidence aut

​[mkdf_button size=“large“ type=““ text=“VÍCE O APLIKACI AUTOPARK“ custom_class=““ icon_pack=“font_awesome“ fa_icon=““ link=“https://do365.cloud/produkt/aplikace-autopark/“ target=“_self“ color=““ hover_color=““ background_color=““ hover_background_color=““ border_color=““ hover_border_color=““ font_size=““ font_weight=““ margin=““]

Oběd mám objednaný přes aplikaci pro objednávky obědů. Po cestě na oběd se stavuji na recepci vyzvednout si hotovost na firemní večeři pro můj tým.

Aplikace Obědy & Aplikace Pokladna

Při cestě z oběda jsem zakopl(a) na chodbě o bednu​. Kde se tam vzala?​ Prostřednictvím aplikace v telefonu ihned nahlásím skoronehodu.​ Předejdu tomu, aby o ní zakopl někdo další.

Aplikace Skoronehody light

[mkdf_button size=“large“ type=““ text=“VÍCE O APLIKACI SKORONEHODY – LIGHT VERZE“ custom_class=““ icon_pack=“font_awesome“ fa_icon=““ link=“https://cloudforce.cz/portfolio-item/skoronehody-hlaseni-urazu-nehod/“ target=“_self“ color=““ hover_color=““ background_color=““ hover_background_color=““ border_color=““ hover_border_color=““ font_size=““ font_weight=““ margin=““]

Potřebuju si uvařit kávu, ale v kuchyňce na našem patře přestala fungovat rychlovarná konvice.​ Zadal(a) jsem tento problém do našeho interního helpdesku -> potřebuju kafe!! 

Aplikace Helpdesk

[mkdf_button size=“large“ type=““ text=“VÍCE O APLIKACI HELPDESK“ custom_class=““ icon_pack=“font_awesome“ fa_icon=““ link=“https://do365.cloud/produkt/aplikace-helpdesk/“ target=“_self“ color=““ hover_color=““ background_color=““ hover_background_color=““ border_color=““ hover_border_color=““ font_size=““ font_weight=““ margin=““]

Chystám se na konferenci, kde přednáším a chci tam rozdávat propisky.​ Objednám si je přes naší aplikaci.

Aplikace Objednávky​

[mkdf_button size=“large“ type=““ text=“VÍCE O APLIKACI OBJEDNÁVKY“ custom_class=““ icon_pack=“font_awesome“ fa_icon=““ link=“https://do365.cloud/produkt/aplikace-schvalovani-365-nakupni-objednavky/“ target=“_self“ color=““ hover_color=““ background_color=““ hover_background_color=““ border_color=““ hover_border_color=““ font_size=““ font_weight=““ margin=““]

Ráno jsem v obýváku zakopl(a) o plyšového lenochoda, který tam už 14 dní leží a nikdo si s ním nehraje​. Vzal(a) jsem ho s sebou do práce. Je čas, aby dělal „radost“ v jiné domácnosti.​ Nabídnu ho kolegům přes náš bazar.​ Lenochod šel na dračku – domu odjíždím bez něj.

Aplikace Vnitrofiremní bazar

[mkdf_button size=“large“ type=““ text=“VÍCE O APLIKACI VNITROFIREMNÍ BAZAR“ custom_class=““ icon_pack=“font_awesome“ fa_icon=““ link=“https://do365.cloud/produkt/aplikace-vnitrofiremni-bazar/“ target=“_self“ color=““ hover_color=““ background_color=““ hover_background_color=““ border_color=““ hover_border_color=““ font_size=““ font_weight=““ margin=““]

Konec pracovního dne

• V klidu jsem zaparkoval.​
• Vím, kde najdu zápis z dnešní porady a vím, že je v něm vše.​
• Nový zaměstnanec do mého týmu zaškolen.​
• Schválená dovolená.​
• Nová lékárnička v autě.​
• Oběd dle očekávání.​
• Hotovost na firemní oběd pro můj tým v peněžence.​
• Odstraněná bedna, o kterou se mohl někdo zranit.​
• Opravená rychlovarná konvice.​
• Reklamní předměty na konferenci objednány.​
• Prodaná hračka.​
• 14:00 mám vše splněné, takže mám ještě čas na pokec a kávu s kolegy 😉

Chcete to mít také tak? Stačí se na nás obrátit.