Microsoft 365 nebo Google Apps?

Žádné podnikání už se v současné době neobejde bez posílání emailů, elektronické editace dokumentů, analýzy dat o prodeji, elektronické databázi dokumentů a dalších segmentově spjatých úkonů, které už bez počítače nejsou možné.

Je pravda, že pro mnoho těchto kroků existují na trhu nástroje, které jsou zdarma. Mají však svá omezení. Volná řešení jsou často neúplná. Pro firmy jsou nebezpečná a jejich používání působí neprofesionálně a nedůvěryhodně. Sdílení citlivých informací prostřednictvím veřejné domény emailových adres (např. @gmail.com nebo @yahoo.com). Posílání souborů nezabezpečenou online cestou (např. Leteckou Poštou nebo Uloženkou) není bezpečné ani profesionální.

Pokud plánujete vybudovat firmu nebo uvažujete o novém řešení pro stávající firmu, budete potřebovat nástroje, díky kterým budete důvěryhodní pro zákazníky, data budete mít v naprostém bezpečí a komunikace i procesy ve firmě se zrychlí. Malé a střední firmy mají nižší rozpočty, kterými všechna tato kritéria musí pokrýt. Proto hledají řešení za rozumnou cenu.

Dobrou volbou je Cloudové řešení

Na trhu jsou dva největší konkurenti, kteří nabízí cloudové řešení pro malé a střední firmy: Microsoft Microsoft 365 a Google Apps for Work. Často se setkáváme s tím, že se zákazníci nemohou rozhodnout a neví, které řešení zvolit. Pojďme se společně podívat na rozdíly i podobnosti těchto poskytovatelů. Dali jsme dohromady ty nejdůležitější rozdíly a podobnosti, které hrají roli při rozhodování se mezi těmito poskytovateli.

Služby, které jsou obsaženy v řešeních a jejich názvy:

	Microsoft 365 je nejlepší volbou pro každého, kdo potřebuje přístup k celé řadě aplikací, chce mít možnost spolupracovat s ostatními kolegy v čase a využívat výhod Microsoft 365 na více zařízeních. Je to také jediná možnost jak si zajistit kontinuitu aktualizací a upgradů s nízkými náklady na vlastnictví licencí.	Pokud potřebujete pouze základní funkce pro jeden počítač, pak je Office 2019 to jediné, co potřebujete. Umožňuje vám přístup k nezbytným aplikacím, jako jsou Word, Excel, PowerPoint a Outlook se všemi jejich funkcemi. Platba předem je však celkem drahá a za další upgrade je třeba opět platit tu samou vyšší cenu.
VÝHODY
+	Přístup ke všem aplikacím.	Přístup k oblíbeným aplikacím.
+	Obsahuje cloudové úložiště.
+	Možnost použití až na 5 zařízeních.	Žádné měsíční či roční předplatné.
+	Bezplatné aktualizace a upgrady.	Aktualizace zabezpečení.
+	Zákaznická podpora.	Tradiční zážitek
+	Instalace není vázána na operační systém	Podpora Windows 10 a MacOS.
+	Podpora Windows 10, 8.x, 7 a macOS
NEVÝHODY
-	Měsíční nebo roční předplatné.	Jedno zařízení na licenci.
-	Omezená funkčnost v případě plánovaných aktualizací či problémů se službami.	Omezená sada funkcí.
-	Nové změny mohou být pro některé uživatele občas až příliš ohromující.	Omezeno na Windows 10 a MacOS.
-		Žádné upgrady.
-		Žádná podpora zákazníků.
-		Finančně nákladná aktualizace a nový upgrade.

Běžné funkce, které uživatel od balíčku aplikací očekává:

Ceny a rozdělení aplikací do jednotlivých balíčků:

Co se týče cen Google Apps pro firmy pořídíte za cca 216 CZK / uživatel na měsíc. Za obdobnou cenu pořídíte i základní balíček Microsoft 365 pořídíte, který Vás vyjde na cca 237 CZK / uživatele na měsíc. Dále je možné u obou poskytovatelů přikupovat různé další aplikace a místo pro cloudové úložiště. Ceny za tyto služby a aplikace už si každý může srovnat sám dle toho, co je pro něj přínosné a co mu ulehčí jednotlivé firemní procesy.

V součtu jsou však ceny srovnatelné a to zejména proto, že pokud oslovíte partnery/prodejní týmy těchto společností cena Vám bude vytvořena na míru. Pak je teprve možné ji porovnávat s konkurencí. Je tedy nutné se spíše zaměřit na to, co firma a její uživatelé skutečně potřebují. 

Při srovnávání doporučujeme se zaměřit na:

• Vaše požadavky na ukládání souborů.
• Jak moc potřebuje Vaše firma editovat soubory v MS Office.
• Povaha pracovního prostředí.
• Jaký důsledek bude mít přechod na Vaše IT.
• Škálovatelnost uživatelů.

Jak velký prostor pro ukládání souborů do cloudu potřebujete? Microsoft standardně poskytuje v rámci každého předplatného 1TB pro každého uživatele. Google poskytuje 1TB pro každého uživatele pouze do 5 uživatelů. Nad 5 uživatelů získáte neomezené úložiště pro další uživatele za 260 CZK / za uživatele na měsíc.

Pokud Vaše firma pravidelně vypracovává a zpracovává soubory v MS Office (tedy ve Wordu, Excelu, PowerPointu a dalších) a používá mnoho pokročilejších funkcí. Bude přirozenou volbou některý z plánů Microsoft 365 obsahující desktopovou verzi Office programů (tedy verzi, kterou si lze nainstalovat na počítač).

V případě, že jsou uživatelé ve Vaší firmě zvyklí pracovat zejména v online světě a v prostředí internetových prohlížečů, pak je nezaskočí ani práce v Google Apps, která probíhá online ve webovém prohlížeči. Pokud jsou Vaši uživatelé zvyklí spíše na práci na desktopovém počítači, pak Microsoft umožňuje instalovat desktopovou/offline verzi až na 5 zařízení. Google i Microsoft mají synchronizačního klienta, díky kterému si uživatelé mohou soubory z cloudu synchronizovat s počítačem.

Přechod na obě dvě platformy není nijak náročný a za pomoci odborníků je i velmi rychlý. V případě Microsoft 365 s desktopovými verzemi aplikací bude možná potřeba častější support. A to zejména v začátcích než si uživatelé vše zaběhnou a propojí.

A co se týče škálovatelnosti pak jednoznačně vede Microsoft 365, který nabízí několik druhů plánů, které je pro jednotlivé uživatele možné kombinovat. Každý uživatel tak může mít licenci, která obsahuje jen to, co uživatel skutečně používá a potřebuje ke své práci. Oproti tomu Google nabízí dva plány, ze kterých si uživatelé mohou vybrat.

Pomohli jsme Vám?

Je to opravdu těžké rozhodování, ale věříme, že Vám tento článek alespoň přiblížil na co se při výběru zaměřit. Co porovnávat a co očekávat.

V případě, že by Vás zajímalo více informací k Microsoft 365 pak se na nás neváhejte obrátit a my Vám vysvětlíme, co budete potřebovat.