MS Loop a MS Bookings v Outlooku
Pro uživatele, kteří mají rádi vychytávky, které usnadňují práci máme dobrou zprávu. Chystají se dvě velmi užitečné novinky. Možná už jste slyšeli o MS Loop, do kterého společnost Microsoft vkládá velké naděje a má být revolucí ve spolupráci. MS Loop se bude v prostředí Microsoft 365 postupně rozšiřovat, až se z něj stane velký pomocník pro profesionální týmovou online spolupráci. Pokud jste o MS Loop ještě neslyšeli a netušíte o co jde, přečtěte si o něm v našich článcích.
Také MS Bookings už je součástí M365 nějakou tu chvilku, takže jste o něm u nás určitě již četli. I MS Bookings se postupně propojuje s dalšími aplikacemi M365 jako je např. MS Teams a pomalu se stává velmi užitečným pomocníkem pro rezervace služeb a schůzek. Pokud o této aplikaci přece jen ještě moc nevíte a články jste u nás nečetli, můžete se na ně vrhnout teď.
Pokud máte přečteno a obě aplikace už znáte, pojďte se podívat, kde se v prostředí M365 objeví a jak vám pomohou.
MS Loop v Outlooku na webu i v Outlooku desktop
MS Loop jsou živé komponenty, prostřednictvím kterých mohou uživatelé spolupracovat online. Aktuálně tyto komponenty najdete v MS Teams, kde je můžete vložit do týmových chatů. Více o komponentech a jejich použití se dozvíte v tomto našem článku.
A teď pozor! Tyto komponenty najdete brzy také v Outlooku online a Outlooku desktop pro Windows. Tato novinka by měla být pro všechny uživatele dostupná v červenci. Jakmile se Loop komponenty objeví, bude na ně uživatel upozorněn výukovým popiskem.
A co to pro uživatele znamená?
V emailové zprávě najde uživatel možnost vložení komponenty do emailu. Když komponentu Loop odešle, každý příjemce ji rovnou v e-mailu může upravit a všichni okamžitě uvidí změny. To znamená, že můžete spolupracovat přímo v e-mailové zprávě. Zároveň bude možné kopírovat již vytvořené komponenty z emailu do MS Teams chatu a obráceně.
MS Bookings with me v Outlooku online
MS Bookings je určen pro skupinové a týmové plánování. Nyní se však chystá novinka MS Bookings with me neboli Rezervace se mnou. Tato nová funkcionalita se objeví v Outlooku online a pomůže vám snížit plánování tam a zpět a tím se stane i velkým pomocníkem pro udržení pořádku v osobním kalendáři. Protože Bookings with me je určen pouze pro vlastníka poštovní schránky a je založen pouze na jeho preferencích a dostupnosti.
Díky této novince budete moct vytvořit vlastní typy událostí, které budete moct sdílet s ostatními. Ti si pak snadno vyberou vhodný čas, který vyhovuje i jim 1:1 dle vaší dostupnosti a preferencí. Když s vámi někdo naplánuje schůzku pomocí vaší osobní rezervační stránky, oba obdržíte e-mail s potvrzením. Účastníci schůzky pak budou moct aktualizovat nebo zrušit naplánované schůzky přímo ze stránky Rezervace se mnou.
Rezervace v aplikaci Outlook mají dvě různá zobrazení:
Zobrazení Organizátor:
Jedná se o osobní stránku s rezervacemi – Bookings in Outlook, kde můžete vytvářet různé typy schůzek, které si pak u vás mohou ostatní rezervovat. V jednotlivých schůzkách pak můžete nastavit místo, kde se chcete s ostatními sejít (nebo zda to má být online schůzka) a jakým způsobem chcete jednotlivé schůzky sdílet. Lze schůzku nastavit tak, aby ji na vaší osobní stránce rezervací viděl každý. Nebo může být naopak soukromá a nebo k ní udělíte přístup pouze vybrané skupině lidí.
Ke stránce s nabídkou vašich schůzek a k vašim rezervacím máte přístup prostřednictvím aplikace Outlook na webu. Po nastavení vaší stránky a jejím zveřejnění ji můžete sdílet s ostatními. Můžete ji například přidat do svého podpisu v aplikaci Outlook.
Zobrazení plánování:
Když sdílíte svou stránku s nabídkou vašich schůzek s ostatními, zobrazí se jim možnost plánování. Jaké schůzky se v zobrazení plánování zobrazí, závisí na tom, zda jste sdíleli odkaz na stránku Rezervace v aplikaci Outlook s veřejnými schůzkami, nebo jste sdíleli soukromý odkaz na jednotlivou schůzku.
Vaše veřejné schůzky může zobrazit a naplánovat kdokoli, kdo má váš odkaz na stránku Bookings in Outlook. Vy máte kontrolu nad tím, komu tento odkaz sdílíte. Všechny veřejné schůzky budou viditelné pro každého, kdo má váš odkaz na stránku Bookings in Outlook.
Soukromé schůzky mohou zobrazit pouze lidé, kteří mají odkaz na daný typ schůzky. Rozdíl mezi veřejnými a soukromými schůzkami je v tom, že soukromé schůzky mohou mít různé odkazy a platnost odkazů vyprší po 90 dnech. Můžete také nastavit, aby platnost soukromých odkazů vypršela po jednorázové rezervaci. Při přístupu k zobrazení plánování soukromé schůzky bude viditelný pouze tento typ schůzky.
V jakých licencích Bookings with me najdete?
- Microsoft 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium
Náš závěr
MS Loop komponenty v Outlooku jsou krokem k revoluční online spolupráci. Každá práce na projektu bude nyní snazší, všechny poznámky budou ucelené i přesto, že každý je bude přidávat odjinud. K tomu není co dodat, jen to, že mi se na rozvoj MS Loop opravdu těšíme a sledujeme jeho vývoj s nadšením!
Bookings with me jsme naše zákazníky dosud učili tvořit v MS Bookings. Tam si vytvořili vlastní kalendář pro schůzky. Nastavení bylo zdlouhavější a tak trochu se obcházelo to, k čemu má MS Bookings opravdu sloužit (skupinové a týmové plánování). I my takto občas dohadujeme schůzky s našimi zákazníky. Abychom se vyhnuli sáhodlouhému domlouvání kdo, kdy může a kde, že se to vlastně sejdeme. Proto z příchodu Bookings with me máme opravdu radost. Byla vlastně vyslyšena naše potřeba 🙂 a nejen naše. Takto si vlastní kalendář v MS Bookings tvořila opravdu spousta našich zákazníků. Nyní už to nebude potřeba!
Pokud chcete o Microsoft 365 vědět víc. Přemýšlíte o jeho implementaci. Nebo už M365 máte a chcete ho ve vaší firmě využívat na maximum. Jsme tu pro vás.
“Ikona krabice použitá v úvodním obrázku byla vytvořena freepik z www.flaticon.com“
