Pracovní den bez rutiny s aplikacemi rozšiřujícími Microsoft 365
Málokdo má rád rutinní, opakující se administrativní úkony, u kterých je třeba dávat pozor. Zároveň má málokdo z nás rád činnosti, které jsou zdlouhavé a nejsou náplní naší práce, ale jsou “nutným zlem”. Proto vám v tomto článku ukážeme, jak může vypadat váš pracovní den bez “nutného zla”.
V prostředí Microsoft 365 jsou nástroje, díky kterým lze procesy automatizovat a digitalizovat. My jsme se těmto nástrojům začali věnovat a díky tomu vznikly nové aplikace/doplňky, které už nyní pomáhají mnoha firmám soustředit se na své hlavní zaměření a zaměstnancům ulehčují od neoblíbené administrativy.
- Automatizace = Power Automate
-> snížení potřeby lidské práce při vykonávání opakujících se činností
- Digitalizace = Power Apps
-> zlepšení a zefektivnění procesů a služeb postavené na digitálních aplikacích
Power Automate i Power Apps jsou součástí Power Platform:
Jejich základní verze jsou obsaženy již v licenci Microsoft 365 Business Basic a samozřejmě i ve všech vyšších.
Power Automate
Power Automate je nástroj, který umožňuje uživatelům vytvářet pracovní postupy (flow, workflow) mezi aplikacemi, shromažďovat data a posílat oznámení.
Příklady jednoduchých flow, které lze vytvořit v Power Automate:
- Pokud přijde email do schránky Outlooku faktury@vasefirma.cz, najdi podle odesílatele jméno dodavatele a ulož přílohu do složky Dodavatel/Faktury na SharePoint.
- Každý den ráno v 6:00 odešli seznam faktur došlých za předchozích 24 hodin do účetního oddělení k zaúčtování.
Power Apps
Power Apps je nástroj na vytváření podnikových aplikací. Uživatelé si v něm snadno vytvoří aplikace bez psaní kódu, které následně automaticky fungují na mobilu, tabletu nebo v prohlížeči.
Přínosy Power Apps:
- Automatizace rutinních činností pomocí aplikací.
- Snadná tvorba aplikací bez nutnosti kódování.
- Aplikace mají hezký a přizpůsobivý design.
- Možnost tvorby aplikací přímo v MS Teams.
- Zvýšení efektivity práce díky digitalizaci.
Pokud chcete vědět ještě více o těchto nástrojích podívejte se na náš článek, kde je vše rozebráno dopodrobna.
VÍCE O POWER AUTOMATE A POWER APPS
A jak tedy může vypadat i váš den s našimi aplikacemi navrženými v Power Apps za použití Power Automate a dalších nástrojů z prostředí Microsoft 365?
Můj pracovní den v Microsoft 365 s rozšířeními od CloudForce
Do práce jedu bez stresu z toho, kde najdu parkovací místo a kolik času mi vůbec parkování zabere. Včera večer jsem si totiž zarezervoval(a) parkovací místo přes aplikaci parkování. Takže místo hledání volného parkovacího místo si stihnu uvařit kávu.
Aplikace parkování
Do práce jsem jel(a) proto, abych se osobně potkal(a) s kolegy na poradě. Zápis z porady vedeme v aplikaci vytvořené v Power Apps. Proto máme jistotu, že se zápis z porady nikde neztratí, všichni vědí, kde ho najdou a všem se po poradě odešle email včetně úkolů vzniklých z porady a příloh.
Aplikace Efektivní zápisy ze schůzek
VÍCE O APLIKACI EFEKTIVNÍ ZÁPISY ZE SCHŮZEK
Do mého týmu také dnes nastoupil nový zaměstnanec. Zaškoluje se prostřednictvím naší aplikace Onboarding pro zaměstnance, takže ví co má dělat.
Aplikace Onboarding – adaptační proces zaměstnance
VÍCE O APLIKACI ONBOARDING ZAMĚSTNANCE
Doma jsme konečně určili termín letní dovolené. Hned si o konkrétní dny dovolené zažádám prostřednictvím naší aplikace Dovolená. A ještě dnes mi dovolenou můj nadřízený schválí takže můžeme zakoupit letenky.
Aplikace Dovolená
Aplikace Evidence aut mě dnes upozornila, že mám propadlou lékárničku v autě. Během dne si vyzvednu novou u kolegy, který se stará o náš vozový park.
Aplikace Evidence aut
Oběd mám objednaný přes aplikaci pro objednávky obědů. Po cestě na oběd se stavuji na recepci vyzvednout si hotovost na firemní večeři pro můj tým.
Aplikace Obědy & Aplikace Pokladna
Při cestě z oběda jsem zakopl(a) na chodbě o bednu. Kde se tam vzala? Prostřednictvím aplikace v telefonu ihned nahlásím skoronehodu. Předejdu tomu, aby o ní zakopl někdo další.
Aplikace Skoronehody light
VÍCE O APLIKACI SKORONEHODY - LIGHT VERZE
Potřebuju si uvařit kávu, ale v kuchyňce na našem patře přestala fungovat rychlovarná konvice. Zadal(a) jsem tento problém do našeho interního helpdesku -> potřebuju kafe!!
Aplikace Helpdesk
Chystám se na konferenci, kde přednáším a chci tam rozdávat propisky. Objednám si je přes naší aplikaci.
Aplikace Objednávky
Ráno jsem v obýváku zakopl(a) o plyšového lenochoda, který tam už 14 dní leží a nikdo si s ním nehraje. Vzal(a) jsem ho s sebou do práce. Je čas, aby dělal „radost“ v jiné domácnosti. Nabídnu ho kolegům přes náš bazar. Lenochod šel na dračku – domu odjíždím bez něj.
Aplikace Vnitrofiremní bazar
VÍCE O APLIKACI VNITROFIREMNÍ BAZAR
Konec pracovního dne
- V klidu jsem zaparkoval.
- Vím, kde najdu zápis z dnešní porady a vím, že je v něm vše.
- Nový zaměstnanec do mého týmu zaškolen.
- Schválená dovolená.
- Nová lékárnička v autě.
- Oběd dle očekávání.
- Hotovost na firemní oběd pro můj tým v peněžence.
- Odstraněná bedna, o kterou se mohl někdo zranit.
- Opravená rychlovarná konvice.
- Reklamní předměty na konferenci objednány.
- Prodaná hračka.
- 14:00 mám vše splněné, takže mám ještě čas na pokec a kávu s kolegy 😉
