Kde je ten soubor?
Tento článek je poselstvím pro všechny, kteří nechtějí v rámci své práce vykonávat také detektivní činnost. Pokud vás nebaví neustále vést výslechy svých kolegů a pátrat po tom “Kde je ten soubor?” jste na správné stopě. Tato stopa vede ke snadnější spolupráci nad soubory, rychlému dohledání potřebných dat a nese s sebou mnoho dalších výhod, které vás zbaví pozice detektiva.
Jak poznám, že kromě své pozice, zastávám také funkci detektiva?
Nezáleží na tom, zda jste majitel, jednatel, zaměstnanec z oddělení marketingu, personalistiky, obchodu, financí, administrativy atp. Vaše pozice vykazuje také rysy “soukromého očka” pokud pokládáte následující otázky:
“Netušíš, kam uložili poslední verzi tohoto dokumentu?”
“Já na ten soubor nemám přístup, ty se tam dostaneš?”
“Jsi ještě v práci? Můžeš mi prosím tě přeposlat ten soubor?”
“Nepamatuješ si, ve kterém šanonu je ta smlouva se zákazníkem?”
“Kdo má ten soubor v počítači? Maruška? Kdy tady bude?”
“Které soubory by měl vidět ten nový kolega?”
“Jak je možné, že Pepa vidí i soubory, které by vidět neměl?”
“Jak mám někomu poslat soubor, který má 7 GB?”
“Proč ostatní neukládají soubory na stejné úložiště? Kdo se v tom má vyznat!”
“Proč jsem si to neuložil?! Zasekl se mi počítač, všechno je v háji!”
Opravdu, je ze mě i detektiv, co s tím?
Hledáte soubory? Spolupráce v týmu na jednom souboru je složitá? Hledání některých souborů je žroutem času! Někdy byste opravdu ocenili kdybyste se mohli vrátit k dřívější verzi dokumentu, kterou jste vytvořili včera nebo třeba i před měsícem? Přístup jednotlivých zaměstnanců k souborům byste měli rádi pod úplnou kontrolou? Hodilo by se snadné a rychlé sdílení souborů velkého objemu?
Microsoft 365 vás zbaví funkce detektiva a navíc:
- vám usnadní práci,
- sjednotí dokumenty na jedno místo,
- udělá pořádek v oprávněních,
- nestane se, že by se dokument neuložil,
- budete se moc kdykoli vrátit k jakékoli verzi souboru,
- nad soubory budete moc spolupracovat s týmem v reálném čase,
- zajistí bezpečnost dokumentů,
- uživatelé nepoznají rozdíl.
Microsoft 365 není jen Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Je kromě mnohého dalšího, také skvělý pomocník pro management dokumentů a spolupráci nad nimi.
Už nechci pátrat, chci to rozjet v Microsoft 365
Přejít se soubory a dokumenty do prostředí Microsoft 365 je snadné. Složitější je všechny ty soubory a důležitá data, se kterými chcete přejít, vypátrat. Často jsou rozeseté po celé organizaci na paměťových discích, v počítačích jednotlivých zaměstnanců, na flash discích, některé jsou dokonce v papírové podobě, atd. Jakmile však dohledáte všechny, slibujeme, že to byla vaše poslední pátrací akce a tím se uzavře vaše kariéra detektiva.
Pokud už máte ve firmě prostředí Microsoft 365, stačí jen nahrát soubory na správné místo a pustit se do zcela nové, moderní a rychlé spolupráce nad dokumenty. Pokud ještě Microsoft 365 ve firmě nemáte, rádi vám nabídneme potřebné licence.
Kam soubory v Microsoft 365 nahrát?
K dispozici máte dvě cloudová úložiště OneDrive pro firmy a SharePoint Online. Jaký je mezi nimi rozdíl se dozvíte zde. Velkým pomocníkem pro spolupráci nad soubory je Microsoft Teams. Když spojíte tyto tři komponenty vznikne skvělý pomocník pro management dokumentů a práci i spolupráci nad nimi.
Stačí udělat malý krok, který přinese všem zaměstnancům velkou službu. K tomu abyste dokumenty, soubory a důležitá data nahráli na správné místo vám stačí pár základních informací, které vám rádi předáme a dle zaměření vašeho podnikání a způsobu práce s dokumenty poradíme, co, jak a kam přesunout.
Nepátrejte po souborech, mějte je po ruce. Ukážeme vám, jak na to.
