logo
Když se potkají ti správní lidé, na správném místě, baví je podobné věci a jsou nadšenci pro moderní technologie - vznikne CloudForce.

Licence Office 365

Aplikace pro firmy

Služby pro Office 365

Vzdělávání Office 365

Online Marketing

Jsme tu, abychom Vám mohli pomoc!
Neváhejte nás kontaktovat. Pomůžeme Vám velmi rádi. Poradíme Vám jak snížit náklady na IT a zprůhlednit firemní procesy.

+420 739 152 960

info@cloudforce.cz

Nad Lesním divadlem 1214/4, Praha 4

Děkujeme, že nás doporučujete:

+420 739 152 960

Nad Lesním divadlem 1214/4, Praha 4

Top

Zápisy z porad v Office 365 snadno a rychle

Zápisy z porad v Office 365 snadno a rychle

Často se vám stává, že dorazíte na poradu s notesem, cárem papíru, v lepším případě počítačem a někam si zapíšete poznámky, které pak marně hledáte? Nebo máte dokonce určeného zapisovatele, který poznámky z porady zapíše, někam vyvěsí, ale často pátráte, kam? Poznámky nemají správnou strukturu, těžko se k nim prokousáváte a nejsou vždy na stejném místě? Toto je problém mnoha firem a určitě nejste jediní, kdo zápisy z porad nemá ucelené, na jednom místě a s potřebnými informacemi.

Máme pro vás tip, jak na zápisy z porad v Office 365. Málokdo ví, že přímo v Office 365 je pro zápisy z porad a vlastně jakýchkoli schůzek velmi užitečná funkce. Najdete ji v poznámkového bloku OneNote. Jak tuto funkci uceleně používat tak, abyste byli efektivní?

Zápisy z porad z Outlooku do OneNote

Na poradu už se v technologicky moderních společnostech zve prostřednictvím elektronické schůzky, která se každému účastníkovi uloží do kalendáře. Pokud je organizátor důsledný, vyplní přímo do zaslané události i osnovu či jednotlivé body porady. Přidá ke schůzce potřebné přílohy. A pro ty, kteří se nemohou zúčastnit osobně, přiloží link do online schůzky, aby se mohli porady zúčastnit alespoň vzdáleně. Pozvánka na takovou poradu pak vypadá takto:

Pokud máte v kalendáři v Outlooku takto naplánovanou schůzku a chcete si z této schůzky pořídit zápis, ať už pro sebe nebo pro všechny účastníky, stačí si schůzku rozkliknout. Poté v horní liště kliknout na OneNote ikonu “Poznámky ze schůzky”:

Poté zvolíte, zda chcete schůzku psát do OneNote, který budete sdílet s ostatními. Nebo si poznámky budete psát do některého z vlastních Poznámkových bloků. Jakmile vyberete příslušný blok a list, na který chcete zapisovat, vygeneruje se vám automaticky hlavička daného zápisu včetně všech informací, které k události náleží:

Pod nadpisem poznámky, pak máte prostor na samotný zápis z porady. Dle toho, zda poznámky děláte jen pro sebe nebo pro celý tým, pak můžete OneNote blok s ostatními sdílet. Aby OneNote blok našli snadno vždy všichni, kteří k němu mají mít přístup není nic jednoduššího, než ho vložit do příslušného týmu MS Teams.

Pokud chcete k poznámkovému bloku přistupovat prostřednictvím OneNote, najdete jej po otevření programu OneNote mezi svými Poznámkovými bloky.

Pokud zde daný poznámkový blok nevidíte, pak si jej otevřete přes Soubor -> Otevřít a najděte Poznámkový blok v místě kam jste ho vy nebo jeho autor uložili (ve OneDrive, SharePointu online nebo ve vašem počítači).

Z OneNote do MS Teams

Mít vše po ruce ihned k dohledání a k dispozici bez velkého tápání. Vědět, kde je co uložené a kam co kolegové zařadili je ve firmách mnohdy velký oříšek. Co člověk, to jiný názor na způsob organizace dokumentů a souborů. Nastolit v tom pořádek, chce mnohdy opravdu pevnou vůli a odborný mikromanagement. S MS Teams je to mnohem snazší. Zmiňované zápisy z porad zde najde každý. Má je ihned po ruce a kontrola zadané a naplánované práce je tak mnohem snazší.

Díky záložkám v jednotlivých týmech si ve všem můžete udělat pořádek velice snadno. Modelovým příkladem je náš tým vedení, v něm máme přidanou kartu “Porady vedení”. V té každý najde poznámkový blok, do kterého jsou vždy zapisovány porady. Každý tak ví, kde daný zápis hledat, vše je uceleně na jednom místě a k danému bloku je snadné, díky skupině v MS Teams, řídit přístup.

Jedná se o tři snadné kroky:

  • správné sestavení události
  • využití funkce Poznámky ze schůzky
  • připnutí karty Poznámkového bloku do MS Teams

A vaše zápisy z porad budou vypadat profesionálně, budou dostupné snadno, rychle a všem, kteří se k nim potřebují dostat. Vše budete mít centrálně přístupné z MS Teams.

Pokud si chcete dělat své osobní zápisky z porady, pište si je do svého osobního poznámkového bloku a využívejte je stejně.

Díky znalosti této funkcionality ušetříte mnoho času, vše budete mít zaznamenané a už nebudete muset potřebné informace lovit na všech možných i nemožných místech.

Pokud vás zajímá více o MS Teams, přečtěte si naše další články na tomto webu nebo v našem e-shopu DO365, kde také najdete mnoho e-booků na toto téma:


Podívejte se na náš e-shop, kde najdete mnoho dalších novinek a zajímavých produktů, které vám pomohou používat Office 365 na plno.

PŘEJÍT DO E-SHOPU

 

 

No Comments

Post a Comment