Onboarding zaměstnance v Microsoft 365
Přijmutí nového zaměstnance do jakéhokoli týmu je vždy administrativně, časově i organizačně náročné. Většinou na nového člena týmu nemají ostatní zaměstnanci čas. Je náročné zorganizovat, kdo a kdy by se měl nové posile věnovat, co ji má kdo ukázat a předat. Tak se noví zaměstnanci zaškolují tak nějak sami. Což je neefektivní a zdlouhavé.
Firmu takové pomalé zapracování nových zaměstnanců stojí mnoho peněz. Protože výplatu dostávají, někdy i několik měsíců, nezorientovaní a nezaškolení “nováčci”. Ti svým tápáním, a tím pádem pomalejším tempem práce, rozvoji businessu nepomáhají, někdy spíše naopak.
Novému zaměstnanci je třeba sdělit všechny pro něj důležité informace, nechat ho projít všechny potřebné dokumenty, ukázat mu, jak to ve vaší firmě funguje, kde co je a seznámit ho s potřebnými místy a lidmi. Je toho mnoho.
S Microsoft 365 to dokážete organizovaně, rychle a profesionálně.
Jak na Onboarding zaměstnance v Microsoft 365
Začlenění nového zaměstnance do týmu se dá v Microsoft 365 provést snadno, díky platformě Power Platform a SharePoint online, které jsou dostupné již v běžné licenci Microsoft 365 Business Basic. Díky těmto součástem M365 je možné vytvořit automatizovaný adaptační proces na míru konkrétní pozici, konkrétnímu odvětví.
Co je Microsoft Power Platform:
K tvorbě propracované adaptace zaměstnance prostřednictvím M365 je vhodné využít Power Apps, Flow a SharePoint online. Pro firmy, které už jsou napřed a používají aplikaci MS Teams, je pak vhodné vše propojit i s MS Teams.
Aplikace Onboarding zaměstnance
Kombinací všech výše uvedených součástí M365 se vlastně vytvoří řešení neboli další aplikace, která se stane součástí vašeho prostředí Microsoft 365. V tomto článku vám ukážeme, jak vypadá a funguje naše aplikace pro Onboarding, můžete se tedy nechat inspirovat nebo si naši aplikaci zakoupit.
My jsme aplikaci pro adaptaci nového zaměstnance sestavili tak, že jsme na SharePointu online vytvořili hezké a čisté a intuitivní prostředí. Nový zaměstnanec zde najde úkoly, odkazy a informace, které je třeba mu předat.
Nový zaměstnanec má zde svůj profil, kde jsou pro něj připravené adaptační úkoly, kterými prochází. Tyto úkoly jsou mu přiděleny na základě Flow (tedy jsou v pozadí připraveny pro jeho pozici). Rovnou zde nový zaměstnanec uvidí i potřebné odkazy, ať už se jedná o informační zdroje či o odkazy do složek a míst, se kterými jeho tým pracuje.
Pro evidenci stráveného času nad daným úkolem je v aplikaci, před dokončením úkolu, možnost vyplnit počet hodin. Pro zaměstnavatele je to pak užitečná informace. Jednak o rychlosti nového zaměstnance a jeho proaktivitě, ale také všeobecná informace o tom, kolik daný úkol průměrně zabere času.
Plnění jednotlivých úkolů potvrzují osoby zodpovědné za dané úkoly. Když zaměstnanec odškrtne, že úkol splnil, přijde zodpovědné osobě email. Ten obsahuje informaci, že má potvrdit, zda byl úkol novým zaměstnancem opravdu splněn. Je tak zajištěna kontrola a zpětná vazba.
Aby zaměstnanec věděl na koho se může obrátit, nesmí chybět ani přehled kontaktů. Najde zde kontakty na svůj tým včetně hierarchie týmu. Zde mohou být i kontakty na kolegy z HR, účtárny, IT technika atp. To už je na každé firmě.
Aby nový zaměstnanec pochopil mentalitu a zaměření firmy, hodí se i záložka s představením společnosti. Obsahuje rozcestník, informace o benefitech, fotografie a mnoho dalších informací.
Záložka pro oddělení HR shrnuje všechny úkoly všech zaměstnanců, včetně zodpovědných osob pro kontrolu adaptace nových zaměstnanců.
Výhody řešení Onboarding zaměstnance
- Přináší automatizaci a organizaci do adaptačního procesu nových zaměstnanců,
- rozšiřuje vaše prostředí Microsoft 365 o další užitečnou aplikaci, která zefektivní další opakující se procesy,
- pokud používáte MS Teams jednoduše, prostřednictvím odkazu na SharePoint, propojíte MS Teams s aplikací pro Onboarding -> tím automaticky ukazujete novému zaměstnanci také kouzlo MS Teams,
- přináší digitalizaci do dalšího firemního procesu.
Jak si aplikaci vytvořit nebo pořídit?
Pokud používáte ve firmě Microsoft 365 můžete si aplikaci, pro adaptaci nového zaměstnance, vytvořit sami. K tomu je však třeba znát dobře SharePoint online, MS Flow a Power Apps. Můžete se inspirovat naší aplikací, kterou jsme vám představili v tomto článku.
Pokud byste si řešení chtěli postavit sami, ale nemáte k tomu potřebné znalosti, nabízíme široké spektrum školení z oblasti Microsoft 365. Stačí nám napsat nebo zavolat a domluvíme se s vámi, jaký směr a obsah školení by vám vyhovoval.
V případě, že se nechcete prokousávat MS Flow, SharePointem a dalšími vazbami v M365, můžete si zakoupit naše řešení. Je přenositelné, takže Onboarding snadno zavedeme i do vašeho prostředí Microsoft 365. Řešení můžeme přizpůsobit vašim potřebám, vše s vámi rádi probereme a aplikaci v případě potřeby rozšíříme.
Všechny naše aplikace jsou postavené na základech dlouhodobě čerpaných znalostí, praktických zkušeností a na nespočtu hodin strávených testováním a studováním Power Platformy a vazeb Microsoft 365. Dá se tedy říct, že jsme za naše zákazníky prošli mnoho slepých uliček, vymotali se z nich a vytvořili funkční uličky, co se spojují a dohromady tvoří komplexní aplikace, které doplňují Microsoft 365.
