Microsoft 365 nebo Google Apps?
Žádné podnikání už se v současné době neobejde bez posílání emailů, elektronické editace dokumentů, analýzy dat o prodeji, elektronické databázi dokumentů a dalších segmentově spjatých úkonů, které už bez počítače nejsou možné.
Je pravda, že pro mnoho těchto kroků existují na trhu nástroje, které jsou zdarma. Mají však svá omezení. Volná řešení jsou často neúplná. Pro firmy jsou nebezpečná a jejich používání působí neprofesionálně a nedůvěryhodně. Sdílení citlivých informací prostřednictvím veřejné domény emailových adres (např. @gmail.com nebo @yahoo.com). Posílání souborů nezabezpečenou online cestou (např. Leteckou Poštou nebo Uloženkou) není bezpečné ani profesionální.
Pokud plánujete vybudovat firmu nebo uvažujete o novém řešení pro stávající firmu, budete potřebovat nástroje, díky kterým budete důvěryhodní pro zákazníky, data budete mít v naprostém bezpečí a komunikace i procesy ve firmě se zrychlí. Malé a střední firmy mají nižší rozpočty, kterými všechna tato kritéria musí pokrýt. Proto hledají řešení za rozumnou cenu.
Dobrou volbou je Cloudové řešení
Na trhu jsou dva největší konkurenti, kteří nabízí cloudové řešení pro malé a střední firmy: Microsoft Microsoft 365 a Google Apps for Work. Často se setkáváme s tím, že se zákazníci nemohou rozhodnout a neví, které řešení zvolit. Pojďme se společně podívat na rozdíly i podobnosti těchto poskytovatelů. Dali jsme dohromady ty nejdůležitější rozdíly a podobnosti, které hrají roli při rozhodování se mezi těmito poskytovateli.
Služby, které jsou obsaženy v řešeních a jejich názvy:
| SLUŽBA | OFFICE 365 | GOOGLE APPS FOR WORK |
|---|---|---|
| Exchange Online | Gmail | |
| Dokumenty | Word | Docs |
| Prezentace | PowerPoint | Slides |
| Tabulkový procesor | Excel | Sheets |
| Tištěné publikace | Publisher | - |
| Kalendář | Outlook (Exchange online) | Kalendář |
| Kontakty | Outlook (Exchange online) | Kontakty |
| Poznámky | OneNote | Keep |
| Rychlé zprávy | Skype pro firmy | Hangouts |
| Audio/Video hovory a webové konference | Skype pro firmy | Hangouts |
| Databáze | Access | - |
| Týmové weby/Intranety a knihovny dokumentů | SharePoint Online | Sites |
| Online úložiště | OneDrive pro firmy | Drive |
Běžné funkce, které uživatel od balíčku aplikací očekává:
| FUNKCE | OFFICE 365 | GOOGLE APPS | POZNÁMKA |
|---|---|---|---|
| Online aplikace - můžu upravovat všechny své dokumenty z kompatibilního prohlížeče spuštěného na počítači v kanceláři, doma či jinde, pokud mám připojení k Internetu. | ANO | ANO | Google i Microsoft poskytují uživatelům online úložiště. Vy i vaši kolegové můžete ukládat dokumenty přímo do cloudu a můžete je načíst kdykoliv budete chtít z jakéhokoli zařízení. |
| Mobilní aplikace – můžu odkudkoli pracovat i ze svého chytrého telefonu nebo tabletu, pokud mám připojení k internetu. | ANO | ANO | Máte možnost pracovat i na cestách, protože Google Apps i Microsoft 365 může být instalován na smartphony a tablety. |
| Instalace aplikací do počítače – můžu si do svého počítače nainstalovat Office aplikace. | ANO | NE | Microsoft v rámci Microsoft 365 poskytuje také desktopové aplikace Office 2016, které si můžete pohodlně nainstalovat až na 5 zařízení. |
| Práce Offline – mohu pracovat i bez připojení k internetu. | ANO | ANO | Microsoft i Google umožňují pracovat se soubory v Offline režimu. |
| Online úložiště – obsahuje balík aplikací také online úložiště, jak je toto úložiště velké a je možné ho synchronizovat s počítačem a dalšími zařízeními? | ANO | ANO | Microsoft i Google mají pro své uživatele synchronizační klienty OneDrive a Drive, díky kterým je online úložiště propojeno s jejich počítači. |
| Nástroje pro spolupráci, intranet, weby – integrace napříč s ostatními aplikacemi, složitost tvorby. | ANO | ANO | Google Sites jsou méně propracované než SharePoint. Oba nabízejí různé šablony, ze kterých je možné si vybrat. SharePoint je více spjatý s ostatními aplikacemi. |
| Synchronizace kalendáře, kontaktů, emailů s různými zařízeními – všechny změny v souborech, kalendáři nebo kontaktech se projeví jak v cloudu, tak v jednotlivých zařízeních. | ANO | ANO | V obou případech se změněná data aktualizují po připojení na internet. V tomto případě k synchronizaci používá i Google Microsoft technologii: ActiveSync. |
| Rozšíření funkčnosti – když mi nestačí funkcionality, které jsou poskytovány je možnost nějaké přidat? | ANO | ANO | Pokud si chcete pořídit nějaký nástroj nebo rozšíření, které aplikace neobsahují, můžete si jej zakoupit v online obchodě. |
| Support - v případě problému má uživatel možnost kontaktovat podporu | 24/7 | 24/7 | Oba mají 24/7 telefonický support a live chat. Google už má v některých zemích i podporu v lokálních jazycích. Microsoft má své partnery, kteří zákazníkům pomáhají v lokální řeči. |
Ceny a rozdělení aplikací do jednotlivých balíčků:
| CENOVÁ POLITIKA | OFFICE 365 | GOOGLE APPS FOR WORK |
|---|---|---|
| Volné verze pro vyzkoušení – možnost vyzkoušet si cloudové řešení zdarma. | Měsíční trial verze pro každý balíček. | Měsíční trial verze pro každý balíček. |
| Balíčky – možnosti zakoupení | Několik variant, které jsou rozděleny na dvě skupiny – pro malé a střední firmy do 300 uživatelů a pro velké firmy od 300 uživatelů. Není nutné si tak kupovat balíček, který obsahuje aplikace, které nebudou uživateli využívány. | Jednoduché dělení na dva balíčky Basic a Business. Kdy Basic je spíše pro osobní použití a Business pro firmy různých velikostí. |
| Roční předplatné – licence pro uživatele předplacená na rok. | ANO – možnost zakoupení přes partnera, kdy je cena nižší než nabízí MS na internetu. | ANO – i zde je možné kontaktovat prodejní tým. |
| Flexibilní tarif – správce můžete přidávat a odebírat, kdykoli potřebuje. Platíte pouze za služby, které v daném měsíci využijete. Poplatky jsou účtovány měsíčně. | ANO – cena za flexibilní tarif je v součtu stejná jako za roční předplatné. | ANO - cena za roční předplatné je nižší než flexibilní tarif. |
| Dokoupení místa pro cloudové úložiště | ANO - Microsoft však poskytuje 1TB na uživatele, který standardně není možné zaplnit. | ANO – Pokud je uživatelů méně než 5 poskytuje jim Google také 1TB pro každého. Nad 5 uživatelů je pak cena za neomezené úložiště pro dokumenty a emaily 260 CZK za uživatele na měsíc. |
Co se týče cen Google Apps pro firmy pořídíte za cca 216 CZK / uživatel na měsíc. Za obdobnou cenu pořídíte i základní balíček Microsoft 365 pořídíte, který Vás vyjde na cca 237 CZK / uživatele na měsíc. Dále je možné u obou poskytovatelů přikupovat různé další aplikace a místo pro cloudové úložiště. Ceny za tyto služby a aplikace už si každý může srovnat sám dle toho, co je pro něj přínosné a co mu ulehčí jednotlivé firemní procesy.
V součtu jsou však ceny srovnatelné a to zejména proto, že pokud oslovíte partnery/prodejní týmy těchto společností cena Vám bude vytvořena na míru. Pak je teprve možné ji porovnávat s konkurencí. Je tedy nutné se spíše zaměřit na to, co firma a její uživatelé skutečně potřebují.
Při srovnávání doporučujeme se zaměřit na:
- Vaše požadavky na ukládání souborů.
- Jak moc potřebuje Vaše firma editovat soubory v MS Office.
- Povaha pracovního prostředí.
- Jaký důsledek bude mít přechod na Vaše IT.
- Škálovatelnost uživatelů.
Jak velký prostor pro ukládání souborů do cloudu potřebujete? Microsoft standardně poskytuje v rámci každého předplatného 1TB pro každého uživatele. Google poskytuje 1TB pro každého uživatele pouze do 5 uživatelů. Nad 5 uživatelů získáte neomezené úložiště pro další uživatele za 260 CZK / za uživatele na měsíc.
Pokud Vaše firma pravidelně vypracovává a zpracovává soubory v MS Office (tedy ve Wordu, Excelu, PowerPointu a dalších) a používá mnoho pokročilejších funkcí. Bude přirozenou volbou některý z plánů Microsoft 365 obsahující desktopovou verzi Office programů (tedy verzi, kterou si lze nainstalovat na počítač).
V případě, že jsou uživatelé ve Vaší firmě zvyklí pracovat zejména v online světě a v prostředí internetových prohlížečů, pak je nezaskočí ani práce v Google Apps, která probíhá online ve webovém prohlížeči. Pokud jsou Vaši uživatelé zvyklí spíše na práci na desktopovém počítači, pak Microsoft umožňuje instalovat desktopovou/offline verzi až na 5 zařízení. Google i Microsoft mají synchronizačního klienta, díky kterému si uživatelé mohou soubory z cloudu synchronizovat s počítačem.
Přechod na obě dvě platformy není nijak náročný a za pomoci odborníků je i velmi rychlý. V případě Microsoft 365 s desktopovými verzemi aplikací bude možná potřeba častější support. A to zejména v začátcích než si uživatelé vše zaběhnou a propojí.
A co se týče škálovatelnosti pak jednoznačně vede Microsoft 365, který nabízí několik druhů plánů, které je pro jednotlivé uživatele možné kombinovat. Každý uživatel tak může mít licenci, která obsahuje jen to, co uživatel skutečně používá a potřebuje ke své práci. Oproti tomu Google nabízí dva plány, ze kterých si uživatelé mohou vybrat.
Pomohli jsme Vám?
Je to opravdu těžké rozhodování, ale věříme, že Vám tento článek alespoň přiblížil na co se při výběru zaměřit. Co porovnávat a co očekávat.
V případě, že by Vás zajímalo více informací k Microsoft 365 pak se na nás neváhejte obrátit a my Vám vysvětlíme, co budete potřebovat.
